Privacy reglement

De Evangelische Hogeschool (EH) te Amersfoort is een onderwijsinstelling. Het onderwijs van de EH richt zich op geloofstoerusting, persoonlijke ontwikkeling, oriëntatie op cultuur en maatschappij, intellectuele ontwikkeling, studievaardigheden en studie- en beroepskeuze.
Wij respecteren daarbij jouw privacy, maar om onze diensten goed uit te voeren, hebben we persoonlijke gegevens van jou nodig. In dit reglement lees je welke gegevens wij gebruiken en hoe wij deze gegevens opslaan, beschermen en verwerken. Wij behandelen jouw persoonlijke gegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten en website van de Evangelische Hogeschool te Amersfoort.

Wat zijn persoonsgegevens?

Met persoonsgegeven wordt informatie bedoeld waarmee je als persoon geïdentificeerd kan worden, zoals je e-mailadres, NAW-gegevens en telefoonnummer.

Welke categorieën persoonsgegevens verzamelt de school?

De school en haar werknemers moeten de volgende persoonsgegevens kunnen raadplegen en verwerken:

• Voorna(a)m(en), familienaam, huisadres, telefoonnummers, paspoort/ID gegevens en andere contactgegevens van de studenten;
• gespreksverslagen op het gebied van persoonlijke en geloofsontwikkeling (tutoraatadministratie)
• opleidingsachtergrond, geloofsovertuiging, thuissituatie (schooladministratiesysteem)
• IBAN

Voor het verwerken van foto’s zal de student een toestemmingsformulier ontvangen bij het begin van de opleiding.

Voor welke doeleinden worden de persoonsgegevens verzameld?

Om onderwijs te organiseren en in de specifieke behoeften van studenten te voorzien, moet de school hun persoonsgegevens verwerken. De school zal de persoonsgegevens die ze verzamelt over studenten verwerken voor de volgende doeleinden:

• Inschrijving van studenten.
• Organisatie van tijdroosters, groepsindeling, cursussen.
• Bijhouden van de resultaten
• Mogelijk maken van een snelle en zorgvuldige overdracht bij evt. uitval van de tutor
• Voorzien in educatieve, persoonlijke en geloofsbehoeften

Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens?

1. Uitvoeren van de overeenkomst met de student
   De school verwacht dat de verwerking van de verzamelde persoonsgegevens nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met de student.
2. Een wettelijke verplichting nakomen
   Indien de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting van de school, zal de informatie worden gedeeld met nationale overheden.
3. Gerechtvaardigd belang
   De NAW-gegevens van de student zullen bewaard worden om hem/haar later te benaderen met een verzoek voor het doen van een gift aan de school. De oud-student kan op het moment dat hij benaderd wordt, aangeven dat hij/zij hiervoor niet benaderd wenst te worden (opt-out).

Beveiliging

We doen er alles aan om jouw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, gebruik, wijziging of verspreiding door onbevoegden. Hierdoor kunnen degenen die niets met jouw gegevens te maken hebben, er niet bij. Wij doen dit door middel van de volgende maatregelen:

• Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden die persoonsgegevens bevatten
• Beveiliging van netwerkverbindingen met Secure Socket Layer (SSL), of een vergelijkbare technologie
• De toegang tot de gegevens is beperkt tot bepaalde geautoriseerde personen
• Wij sluiten met alle werknemers en derden geheimhoudingsverklaringen

Bewaartermijn

Het dossier in de tutoraatsadministratie wordt nog één jaar na het verlaten van de school bewaard.
De NAW-gegevens en het in- en uitschrijfformulier wordt tot vijf jaar na het verlaten van de school bewaard.
De gegevens in het schooladministratiesysteem worden tot één jaar na het verlaten van de school bewaard.

Jouw rechten

De gegevens die we van jou verzamelen zijn persoonlijk. Je hebt daarom de volgende rechten:

• Je mag ons vragen om inzage in jouw gegevens; Je mag ons vragen om een kopie van jouw gegevens. Wij kunnen deze kopie – op jouw verzoek – ook aan een andere partij doorgeven, zodat je dit zelf niet meer hoef te doen;
• Je mag ons vragen om correctie, beperking of het wissen van jouw gegevens. In geval van fraude, wanbetaling of andere onrechtmatige handelingen kunnen wij enkele gegevens van jou bewaren in een register of op een zwarte lijst;
• Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens;
• Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als je denkt dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerken;
• Je mag jouw toestemming om jouw gegevens te verwerken altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat je de toestemming intrekt, verwerken we geen gegevens meer van jou.

Met wie delen wij jouw persoonlijke gegevens?

Het komt voor dat andere partijen jouw gegevens van ons krijgen. Wij komen met deze partijen in een verwerkersovereenkomst overeen dat zij zorgvuldig met jouw gegevens omgaan en zij krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen.
Deze partijen gebruiken jouw gegevens alleen in overeenstemming met de instructies die wij geven en niet voor eigen doeleinden. Dit is onder andere het geval voor ons systeembeheer en ons administratiesysteem waarvoor wij een externe partij inschakelen.
Zij zullen zorgdragen voor de opslag en beveiliging van de gegevens en uitvoering van onderdelen van onze service.
Deze partijen zijn verwerkers in de zin van de AVG.

Wijziging van ons privacy beleid

Wij kunnen ons privacy beleid aanpassen. Als wij ons privacy beleid in belangrijke mate veranderen zullen wij een bericht op onze website plaatsen samen met het nieuwe privacy beleid. Bij andere vragen of opmerkingen over ons privacy beleid kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens.

Functionaris Gegevensbescherming

De Evangelische Hogeschool heeft een externe functionaris gegevensbescherming aangesteld. Deze functionaris is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en ziet toe op de toepassing en helpt ons bij de naleving van de AVG.

Contact

Voor meer informatie kun je contact opnemen met:

• Manager Algemene Zaken, dhr. R.J. van der Moolen, r.vandermoolen@eh.nl, 033-4604000
• Functionaris voor gegevensbescherming, Mr. N.J. Mookhoek CIPP/E, mookhoek@nmla.nl